Le plan de continuité d’activités (P.C.A) est à la fois un concept, une procédure et un document qui la décrit. Il doit permettre à un établissement d’accroître sa résilience en fonctionnant en mode dégradé ou en situation de crise majeure.
De nombreux établissements de santé, comme la clinique de l’Anjou à ANGERS (49) dont la démarche a servi de guide pour la rédaction de cet article, ont déjà réalisé leur plan de continuité d’activités.
- 1 Le cadre réglementaire
- 2 Une phase de diagnostic
- 3 La phase de traitement
- 4 La phase d’anticipation
- 5 Vu dans les établissements
En 2009, les risques de pandémie due à la grippe A ont relancé cette démarche, et le tremblement de terre en Haïti du mois de janvier 2010 prouvent qu’en cas de catastrophe, les premiers établissements indispensables à la population sont les hôpitaux et les cliniques.
Plusieurs types de catastrophes peuvent être envisagés :
- des catastrophes naturelles : inondation, séisme, foudre, coulées de boues,
- des catastrophes industrielles : proximité d’une usine classée SEVESO rappelant les dégâts subis par le Centre Hospitalier Spécialisé de TOULOUSE lors de l’explosion sur le site d’AZF en 2001,
- des catastrophes pandémiques,
- des catastrophes dues à des actes de malveillance : attentat, incendie …
Ces plans ne sont pas encore obligatoires réglementairement mais ces directeurs, conscients des conséquences d’un sinistre grave qui pourrait affecter l’exploitation de leur établissement, organisent la prévention.
Nota : Le plan blanc permet d’aborder l’organisation du personnel, le flux des patients et des familles en cas de crise. Le PCA, lui, va plus loin en détaillant tous les incidents, accidents ou catastrophes pouvant toucher l’établissement et les moyens de se soustraire le plus rapidement possible à cette perte d’activités.
Avant de détailler un éventuel plan en cas de catastrophe, il convient de diagnostiquer les éléments de l’établissement susceptibles de pénaliser la reprise des activités. Pour cela, voici les étapes à suivre (source : règle APSAD R11) :
1 - Définir les points névralgiques (PN) de l’établissement, autrement dit les éléments vitaux pour la bonne marche de l’établissement (homme, machine, service) et les évaluer. Ceci détermine l’échelle de gravité.
2 – Définir les points dangereux (PD) de l’établissement, soit tout système pouvant être à l’origine d’un sinistre et les évaluer. Ceci détermine l’échelle de fréquence.
3 – Définir les points vulnérables (PV) qui sont décrits comme l’interaction des points dangereux sur les points névralgiques.
4 – Déterminer le TAP (Temps d’Arrêt Probable : temps nécessaire à la réparation ou à la remise en fonction après un sinistre ou un accident) pour chaque point névralgique.
5 - Comparer les TAP au TAMS (Temps d’Arrêt Maximum Supportable : temps maximum pendant lequel la clinique peut arrêter tout ou partie de son activité avant de subir des pertes) pour l’établissement.
6 – Si le TAP > TAMS, le point vulnérable est confirmé (PVC) et fera alors l’objet d’un plan de traitement. Si le TAP < TAMS, il est négligeable et est rétrogradé en PS (point sensible).
7 – Hiérarchiser les PVC selon la matrice de Prouty .
Une fois diagnostiqué, chaque point de vulnérabilité confirmé (PVC) va alors faire l’objet d’un traitement plus ou moins onéreux pour diminuer le risque de survenance ou la gravité de la catastrophe :
- actions de prévention (formation, signalétique,…),
- actions de protection (pompes de relevage, détection incendie,…)
Diagramme de Prouty après traitement.
Malgré toutes ces mesures mises en place, le sinistre est toujours possible. La définition d’un plan de continuité d’activités est donc primordiale. Il constitue un support sur lequel l’établissement peut s’appuyer pour gérer le sinistre. Il recrée une organisation dans un système désorganisé.
Nota : Une partie de celui-ci a déjà été élaboré lors de la rédaction du plan blanc obligatoire dans le milieu sanitaire.
La première étape est la création d’une cellule de crise afin qu’elle coordonne et dirige le plan de survie.
Une fois en place, le plan de survie se décompose en 5 parties :
- Le plan de secours : évacuation des personnes,...
- Le plan Marketing bis : étude d’un changement éventuel d’activités.
- Le plan de continuité ou redémarrage des activités : scénarios à mettre en place pour faciliter le redémarrage au plus vite des installations avec formalisation par accord écrit, voire par contrat, avec les fournisseurs, les partenaires, les loueurs d’appareils mobiles, de bâtiments modulaires,
- La dimension financière (transfert à l’assurance par contrat de ‘Pertes d’exploitation’)
- La communication auprès des patients, familles des victimes, presse,…
Pour qu’un plan de survie soit efficace, 3 points seront primordiaux :
- l’organisation : rédiger des « fiches réflexes » pour les acteurs de ce plan,
- la dynamique : mettre à jour ce plan régulièrement,
- les simulations et les tests : à insérer dans le Système de Management de la Sécurité, des scenarios seront réalisés périodiquement afin que les acteurs assimilent leurs rôles dans ce plan.
Voici certains points vulnérables mis en exergue par la clinique de l’Anjou et leurs traitements :
- l’indisponibilité de l’IRM, du scanner, l’arrêt des centrales de traitement d’air dans les blocs opératoires : location d’appareils mobiles,
- la coupure EDF : le secours d’un groupe électrogène,
- l’accident chez le prestataire fournisseur de linge : intégration dans le contrat d’une continuité de traitement par un autre prestataire,
- la panne des appareils de stérilisation : listing des fournisseurs et accord écrit avec un partenaire,
- l’incendie dans le local informatique : duplicata des sauvegardes,
- l’incendie à la pharmacie, la salle de réveil… : détermination des zones de repli,
- la catastrophe absolue (attentat) : prise en charge par l’assureur au titre de la Perte d’Exploitation
La liste des intervenants extérieurs ainsi que leurs numéros de téléphone ont été intégrés au plan blanc.
Conclusion
La gestion des risques est basée sur la prévention des catastrophes et l’anticipation.
La hiérarchisation des points vulnérables est un moyen de prioriser les actions de traitement à mettre en place dans l’établissement, et donc d’orienter les dépenses vers d’éventuels secteurs jugés critiques.
Sa réalisation témoigne de l’intérêt porté à la prévention et reflète une image rassurante de l’établissement pour la population.