Retour d’expérience sur la cartographie des risques

Interview croisée de Michel Louis Joseph Dogué, directeur, Catherine Hardy, coordonnatrice générale des activités de soins, Catherine Picard, pharmacien, et Natacha Huret, ingénieur qualité gestion des risques au sein du CHS Théophile Roussel à Montesson.

« Pourquoi avoir choisi de travailler sur la prise en charge médicamenteuse ?

Lorsque nous avons remporté le prix Sham sur le congrès ADH 2011, nous avons souhaité utiliser au mieux cet accompagnement à la réalisation d’une cartographie des risques sur un processus. Deux facteurs principaux ont guidé notre choix : la démarche de certification et la réglementation, qui, depuis l’arrêté du 6 avril 2011, a considérablement augmenté le niveau d’exigence sur la prise en charge médicamenteuse. Cette thématique constitue également une des deux priorités de notre politique de gestion des risques ; la seconde étant le dossier patient. Par ailleurs, la prise en charge médicamenteuse est complexe. Elle implique l’ensemble des personnels qui concourent aux soins ; chacun est acteur, partie prenante. Il nous est apparu que travailler sur ce sujet était, en termes de qualité et de gestion des risques, très fédérateur. Cela mobilise l’ensemble des acteurs et participe à l’acculturation de la gestion des risques ; « on avance ensemble ». Enfin, cela permet de relancer la dynamique pluridisciplinaire post-certification dans l’objectif de mobiliser autour de la gestion des risques : mieux prendre en compte les difficultés de chacun ; entraîner une dynamique pluridisciplinaire.

Comment vous êtes-vous organisés pour réaliser ce travail ?

Sham nous a proposé un planning du projet : une journée de formation et quatre sessions de travail entrecoupées de réunions internes. Il nous a fallu organiser le groupe de travail que nous avons souhaité pluridisciplinaire (médecins, cadres, infirmiers, pharmacien) et représentatif de chacun des pôles. Nous avons ainsi lancé un appel à candidatures et avons aujourd’hui la chance d’avoir un groupe représentatif et motivé, avec notamment le médecin psychiatre, également pharmaco-vigilant, le pharmacien bien sûr, des cadres, des infirmiers, un médecin somaticien… coordonnés par le service Gestion des risques. Cette composition permet à chacun de comprendre les contraintes des autres professions. La cadence de quatre séances de travail avec des objectifs clairement définis et un travail inter-sessions permettent d’envisager un terme, et un objectif concret. Nous disposons ainsi d’un processus clarifié, de risques identifiés et évalués, de moyens de maîtrise en place valorisés et d’un plan d’actions. Nous avons tout fait pour être au plus près des attentes réglementaires. Le 16 octobre 2012, date butoir pour avoir réalisé une étude de risques, nous disposerons d’une cartographie des risques de la prise en charge médicamenteuse et d’un plan d’actions. Ce travail sera ensuite porté par le COMEDIMS(1) à la CME(2) bien sûr, mais aussi présenté au collège médical et pourquoi pas, au conseil de surveillance, en charge de la politique et de l’amélioration de la qualité. Nous allons communiquer pour rendre ce travail visible. Nous avons conscience des attentes fortes de la part de l’Agence Régionale de Santé et de l’Haute Autorité de Santé sur le sujet. Notre politique est de présenter un travail de qualité, malgré des moyens actuels limités, espérant ainsi un soutien de nos tutelles. Nous mettons tout en œuvre pour faire progresser les démarches qualité et gestion des risques dans notre établissement.

Quels enseignements avez-vous tirés de l’analyse des risques de la prise en charge médicamenteuse ?

Le travail est toujours en cours mais nous pouvons d’ores et déjà faire un certain nombre de constats. Nous avons rencontré une belle adhésion au projet. En quelques réunions, nous avons fédéré le groupe et fait progresser l’analyse. Cette adhésion résulte du fait que nous touchons à la pratique quotidienne de chacun dans l’objectif d’améliorer nos pratiques : sécuriser la prescription, faciliter les commandes à la pharmacie, retrouver un temps « soignant », tendre vers la dispensation nominative… L’analyse, détaillant le processus, de la prescription à la surveillance post-administration, permet d’identifier les risques actuels et d’envisager des améliorations concrètes. Le revers de la médaille est que ce travail suscite beaucoup d’attentes sur les actions proposées et le suivi qui en sera donné. Grâce à la méthode très structurante proposée par Sham, nous avons pu formaliser le processus de prise en charge médicamenteuse, l’objectiver ; on passe du ressenti à l’objectivation. Bien sûr, l’accompagnement externe participe à l’objectivation ; cela vient valider les orientations que nous souhaitions prendre mais sans avoir suffisamment d’éléments… Ce travail va même rendre crédible l’informatisation du circuit du médicament, dans l’objectif d’optimiser la prise en charge thérapeutique du patient. L’accompagnement met à portée de main un résultat qui paraissait inatteignable.

Selon vous, quels sont les atouts de la méthode Cartorisk® ?

La méthode est inspirée de ce que l’on connaît (APR, AMDEC…), en plus simple. Elle repose sur un outil qui permet de voir tout de suite le processus clarifié, le processus tel qu’il serait dans l’idéal (tout en restant réaliste !), les risques évalués et les moyens de maîtrise dont nous disposons déjà aujourd’hui. C’est une méthode à la fois concrète et très pédagogique. On part de la réalité de terrain, on la traduit en risques, sans oublier les moyens de maîtrise du risque en place (pondération des risques par nos forces actuelles), tout en imaginant des actions d’amélioration dans le champ du possible. Elle permet de cibler nos actions sur les risques « résiduels » qui demeurent critiques malgré nos efforts actuels. L’idée de se focaliser seulement sur le « nécessaire », en envisageant des actions réalisables, rend les choses possibles. Cela laisse espérer car l’ensemble reste très concret et réel. Par ailleurs, c’est une méthode qui permet d’obtenir rapidement des résultats. Il faut que cela aille vite, sinon, tout le monde se lasse. La dynamique de 4 séances de travail a permis aux gens de s’engager.

Quel avantage de travailler avec son assureur ?

Cela permet de disposer de sa connaissance en termes de sinistralité et de gestion des plaintes. Inversement, il est important pour l’assuré de faire connaître les démarches qu’il entreprend pour sécuriser la prise en charge. Notre assureur saura ainsi que nous sommes hautement impliqués !

Engageriez-vous d’autres actions de ce type ?

Le groupe qui travaille aujourd’hui sur la prise en charge médicamenteuse a fait savoir qu’il aimerait continuer avec Sham ! Le retour est unanime. C’est la preuve qu’ils ont participé et ont apprécié la méthode et l’accompagnement. Si nous devions envisager un sujet pour notre prochaine « cartographie des risques », nous envisagerions sans doute de travailler sur la « Sécurité des biens et des personnes », qui comporte pour un établissement, comme le nôtre, tous les aspects de fugues et de risques suicidaires.

Le travail réalisé avec l’aide de Sham nous a permis de travailler en mode projet, avec un groupe pluridisciplinaire, sur une durée relativement courte, et en obtenant des résultats concrets ; charge à nous de le faire connaître aujourd’hui. »

Contact : Stéphanie Zakaroff-Bonnard 06 75 89 65 08
stephanie.zakaroff-bonnard@sham.fr
www.sham.fr

(1) Commission du Médicament et des Dispositifs Médicaux Stériles
(2) Commission Médicale d’Etablissement

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