Le biomédical et la logistique impliqués dans la démarche Qualité

Dans le cadre des audits de la Haute Autorité de Santé (H.A.S.), tous les services sont touchés par l’application d’un management de la qualité au sein de l’établissement. Le biomédical et la logistique n’échappent pas à la règle. Cette réorganisation se base notamment sur la traçabilité des actions quotidiennes réalisées par le personnel.

Sommaire
Introduction
Au cœur du service biomédical
Au cœur du service logistique
Les avantages de ces démarches
L’excellence de la traçabilité par l’utilisation d’outil informatique de gestion

Edwige FORGET
Préventeur

15/06/2010

Introduction
La Haute Autorité de Santé (H.A.S.) impose de mettre en place un management de la qualité dans les établissements de santé (référence n°8 abordé dans le manuel de certification V2010). L’amélioration continue des soins et de la sécurité dans les bâtiments en découle naturellement. Pour répondre à cette exigence, le suivi de l’entretien et des vérifications du matériel est incontournable d’où l’importance d’une traçabilité fiable et simple.

La traçabilité se découpe en plusieurs étapes :
- la codification du matériel (code alphanumérique, code-barres par exemple),
- l’archivage ordonné des notices techniques des appareils,
- un compte-rendu des anomalies détectées et des réparations réalisées mentionnant le temps consacré au dépannage.

Au cœur du service biomédical
Dans un établissement sanitaire, les équipements médicaux sont de plus en plus pointus et leur maintenance devient de plus en plus complexe.

Les achats émanent souvent des services économiques voire même directement du chirurgien. L’implication systématique du service biomédical permet d’aider au choix de l’appareil grâce à son retour d’expérience (efficacité, fiabilité). Les notices techniques doivent lui être confiées pour conservation et classement.

Pour assurer le suivi des contrôles préventifs ou correctifs, il faut mettre en place une traçabilité de ces différentes actions.

La difficulté principale est le marquage de tous les appareils : travail assez contraignant et nécessitant de la main d’œuvre et de la disponibilité.

Au cœur du service logistique
Le magasin doit tenir un minimum de stock des matériels ou pièces critiques. Une liste lui sera donc fournie. Dans un souci économique, il doit maximiser le flux tendu lors de ses commandes. La traçabilité des entrées et sorties des pièces du magasin assure un stock constant de pièces de rechange.

Le service technique gère la venue périodique des bureaux de contrôle. Ceux-ci réalisent des vérifications réglementaires dans l’établissement : réseau électrique, à gaz, ascenseurs, appareils à vapeur, appareils ionisants, centrale incendie, moyens de protection…

De plus en plus d’établissements répertorient les anomalies détectées dans un tableau et assure ainsi l’avancée des travaux réalisés, des pièces commandées et des devis demandés.

Les avantages de ces démarches
Toutes ces procédures partant de la traçabilité peuvent paraître contraignantes mais les avantages d’un tel travail sont nombreux :
- une meilleure gestion des stocks de matériel et une réduction des dépenses,
- une maintenance préventive pour anticiper les pannes les plus courantes et limiter le temps de réparation assurant ainsi une meilleure qualité de soins,
- une amélioration des conditions de travail avec une réorganisation des services logistique et biomédical basée sur un travail dans la continuité et non plus dans l’urgence et le stress.

L’excellence de la traçabilité par l’utilisation d’outil informatique de gestion
Toujours dans l’optique d’une traçabilité simple et fiable, l’entrée de ces données sur un logiciel adapté (GMAO*) permet de gérer aisément les liens entre les tests, notices techniques, pannes... Il aide à planifier la semaine de travail des membres du service et à tenir informé le personnel soignant concerné de l’avancée des réparations. Enfin, il facilite le retour annuel de l’activité du service.

Ces informations recueillies permettent également de réaliser un bilan statistique des pannes ou défaillances détectées à partir d’indicateurs pertinents tendant à une amélioration continue du Total Productive Maintenance (TPM).

Exemple d’indicateurs :
- la Fiabilité est caractérisée par la moyenne du temps de bon fonctionnement entre les pannes (MTBF).
- la Maintenabilité est la moyenne des temps de réparation mesurée entre le moment où la défaillance se produit et le moment où la machine est de nouveau opérationnelle (MTTR).

Pour conclure, la qualité des soins entraîne donc une réorganisation des services logistique et biomédical, délicate à mettre en œuvre mais qui garantit une amélioration indiscutable dans l’offre de services aux patients.

* GMAO : Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

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