Audit organisationnel et opérationnel d’une flotte automobile

Les enjeux liés à la prévention des risques professionnels sont connus, mais le risque routier et ses conséquences indirectes sont parfois sous-estimés dans les métiers de soins à la personne, le focus privilégiant la plupart du temps les risques liés au cœur de métier (troubles musculo squelettiques, chutes, exposition aux liquides biologiques…).

Une flotte automobile génère des risques majeurs pour les personnels réalisant les soins à domicile et pour leurs dirigeants. Les profils des professionnels de santé de ces structures sont variés. Il peut s’agir, en l’occurrence, d’infirmiers coordinateurs, d'aides-soignants, d'agents administratifs et logistiques, de professionnels libéraux, et sous convention avec la structure (infirmiers, pédicures, psychologues, ergothérapeutes).

Rappelons que le risque routier lié au travail est le premier facteur de risque mortel en milieu professionnel.

L’audit de ce type d’organisation repose sur la notion de « progrès » et non de « surveillance », avec deux fortes dimensions :
- La bienveillance
- L’amélioration continue

1) Les enjeux de l’audit :

  • Assurer aux utilisateurs les meilleures conditions (organisationnelles et opérationnelles) garantissant leur santé et leur sécurité au quotidien.
    La vision organisationnelle peut porter, par exemple, sur le respect des amplitudes horaires ou le suivi de stages en lien avec la prévention routière.
    La vision opérationnelle porte, par exemple, sur la mise à disposition de véhicules entretenus régulièrement.
  • Identifier les pistes d’amélioration visant à maîtriser le risque lié à la responsabilité des dirigeants en cas d’accident.
  • Dimensionner les ressources nécessaires pour mettre en œuvre les actions prioritaires ayant pour objectif de sécuriser l’ensemble des pratiques.

2) La mise en œuvre

Evaluer le niveau de maîtrise des risques routiers en se posant les bonnes questions :

- Le risque routier est-il recensé et évalué dans le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels ?
L’observation des indicateurs suivis par la structure : Par exemple l’évolution du nombre de PV reçus pour infractions au code de la route et la sinistralité matérielle.
- A effectif et parc constant, quelle évolution ?
- Quelles sont les formations suivies par les personnels de la structure (« maîtrise du risque routier », « Gérer un accident automobile : réflexes et constat amiable… ») ?
- Sont-elles toujours pertinentes au regard de ce que montrent les indicateurs ?

Evaluer les risques liés à l’organisationnel (le volet « Responsabilité » en cas de dommages est évalué lors de l’audit. L’évaluation se réfère au code des assurances, au code du travail, à la jurisprudence et à une étude approfondie de votre contrat automobile).

- Quel est le degré d’application des procédures ?
- Dans le cas d’une mise à disposition, chaque véhicule fait-il l’objet d’une convention de prêt ?
- Comment vous assurez-vous que tous les agents sont titulaires du permis de conduire ou qu’un véhicule dangereux à l’utilisation soit systématiquement écarté du parc ?

La liste n’est pas exhaustive et ces points de vigilances liés à l’organisationnel sont susceptibles d’impacter défavorablement l’engagement de la responsabilité des dirigeants en cas d’accident.

3) Le retour d’expérience :

La bienveillance de la direction dans la gestion des remontées d’informations (par exemple, lorsqu’un agent signale avoir endommagé un véhicule) garantit une vision objective de l’état du parc automobile et implicitement, en permet une gestion anticipée.

La rigueur administrative et l’implication collective de tous les acteurs de la structure dans le suivi du parc auto (contrôles techniques à jour, réparations réalisées dans des délais respectables, retrait systématique de tout véhicule endommagé) sécurisent le processus de gestion de la flotte automobile.

Les stages de sensibilisation à la sécurité routière ou de conduites en conditions réelles sont d’excellents moyens de maîtrise.

Ils nécessitent d’être renouvelés en cas d’accroissement de la sinistralité matérielle et/ou du nombre des procès-verbaux pour infraction au code de la route.

L’utilisation des véhicules par les stagiaires est laissée à l’appréciation des dirigeants. Dès lors qu’ils sont titulaires d’un permis de conduire et qu’une convention de stage est établie, rien ne s’oppose au fait qu’ils puissent conduire les véhicules de la structure. Néanmoins, par principe de précaution, un dirigeant peut s’y opposer.

Le vol de véhicule et ses conséquences est un risque:

Un véhicule volé est un véhicule dans la nature et peut occasionner de multiples dommages (accident corporel, braquage, attentats, délits de fuite...).

Il est impératif de préserver au plus vite ses responsabilités, mais attention, le véhicule reste assuré 30 jours après la date du vol.

Le délai légal de déclaration de vol auprès des forces de l’ordre est de 24h. Il est de 48h auprès de votre assureur.

Une déclaration tardive complique la démarche. Le propriétaire devra prouver sa bonne foi et justifier le retard. De plus, l’assureur est en droit de refuser ou de réduire l’indemnisation, même si le véhicule est initialement couvert contre le vol.

Enfin, Il est important de vous assurer que les personnels connaissent les enjeux liés à la rédaction des constats à l’amiable et comprennent l’importance de le faire immédiatement après un accrochage. En effet, en cas d’accident présumé « non responsable » et compte tenu de l’activité (respect de la planification des rdv), les personnels sont tentés de reporter la rédaction du constat à l’amiable avec pour effet ultérieur de compliquer la recherche de responsabilité avec le tiers.

Pour plus de sérénité, Neeria, la marque service de SHAM est en mesure de vous proposer un audit organisationnel et opérationnel de gestion de votre flotte automobile, contactez-nous !

Alexis VILLEMAGNE
Consultant Management des Risques
Novembre 2018

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