Formation elearning sur l’analyse des évènements indésirables au CHR de Metz

Interview de Mme TREINS, Directeur des Affaires Générales, Juridiques et de la Qualité et de Mme le Dr BAUDIN, Coordonnateur de la gestion des risques associés aux soins qui ont mené des actions e-learning portant sur le thème de l’analyse des causes profondes des évènements indésirables.

     

Sandrine FROBERT : Vous avez choisi de former vos agents par le biais du e-learning, pourquoi ? Quelle a été votre démarche ?

Dr BAUDIN : Notre objectif était de rendre les professionnels plus autonomes dans l’analyse des évènements indésirables. Notre cahier des charges était d’avoir des outils simples, rapides, pratiques et standardisés à disposition des équipes.

Nous avons envisagé 2 étapes pour que les équipes deviennent autonomes :
- la mise à disposition d’une boîte à outils : Analyses approfondies ALARM, ORION, guides pour la mise en place de RMM et de CREX,
- la formation des professionnels.

Nous avons souhaité les former en e-learning, car c’est une modalité plus pratique à mettre en œuvre, plus ludique, et bien plus simple, De plus, elle permet de travailler en intra ou à distance selon la disponibilité des professionnels médicaux en particulier.

Marlène PABA : Quelle population avez-vous formée ?

Dr BAUDIN : Nous avions distingué les professionnels paramédicaux et les médicaux. Sur le versant paramédical, nous avons ciblé les cadres et les cadres de pôles.
Nous avons fortement accompagné la formation e-learning et cela a été une des clés de succès !
La cellule qualité/risques encadrait la session, avec rappel sur les modalités de déclaration des événements indésirables, suivi de la formation en e-learning.

Sandrine FROBERT: Sur le versant paramédical, qui a été formé exactement ?

Dr BAUDIN : Nous avons souhaité que tous les pôles soient représentés et que les professionnels bénéficient d’une double approche de formation sur les risques a priori et a posteriori. Les deux axes de formation ont d’ailleurs été menés en parallèle. Le lien avec la Direction des soins a été un réel levier. Chaque cadre de pôle a en effet interrogé ses cadres de services pour avoir au moins un cadre par activité, cela a donné du sens. Les cadres ont tout de suite adhéré, se sont impliqués dans la démarche et se sont approprié les méthodes d’analyse.

Marlène PABA : Vos sessions se déroulaient par demi-journées, pouvez-vous nous expliquer votre démarche ?

Dr BAUDIN : Tout d’abord, nous avons testé le module de formation au sein de la direction qualité, afin de vérifier si le contenu nous convenait. Ensuite, des sessions de formations de 3h ont été organisées. Cela implique une organisation logistique, il faut notamment avoir des ordinateurs avec les bonnes configurations.
Les sessions se déroulaient comme suit : une introduction par la direction qualité afin que les participants comprennent les attendus du CHR en réexpliquant l’approche a posteriori et a priori, la procédure de déclaration, nos outils internes en gestion des risques et les méthodes utilisées en fonction des déclarations.
Le suivi des modules en groupes d’apprenants avec des temps de questions réponses rythmant la session a permis des échanges entre participants et un enrichissement mutuel. Les participants ont ensuite fait systématiquement les évaluations avant de quitter la session.

Sandrine FROBERT : Si c’était à refaire, que souhaiteriez-vous améliorer ?

Dr BAUDIN : Suite à la session de formation, les participants n’ont pas forcément mis en pratique tout de suite la méthode enseignée.
Les participants ont demandé rapidement de pouvoir ré-accéder à la plateforme, comme le module était ouvert sur une période de 2 mois, plusieurs participants sont retournés suivre la formation sur la plateforme pour pouvoir mieux s’approprier le contenu. Ils ont souhaité avoir un support écrit de la formation, support nécessaire lors d’une mise en situation postérieure à la formation afin de se remémorer les connaissances acquises.
Le plus compliqué a été la gestion des médecins. En effet, il était difficile pour les médecins de trouver le temps de s’enfermer dans une salle et en groupe pendant 3 heures !

Mme TREINS : Les médecins inscrits à cette formation étaient des médecins engagés dans les RMM. Afin de leur permettre un accès à la carte (pendant leur garde…), nous avons été obligés de prolonger la session, la durée de la période initiale n’étant pas suffisante.
Pour conclure, le point fondamental est de bien rappeler aux établissements qu’une action e-learning doit être encadrée, suivie pour relancer et accompagner l’apprenant. Et pour les sessions sur des demi-journées, un investissement de 3 heures, c’est assez facile !

Marlène PABA : Et qu’en pensent les personnes formées ?

Dr BAUDIN et Mme TREINS : Pour le personnel paramédical : Le questionnaire de satisfaction rempli par les participants en fin de formation montre que 100% des formés recommandent ce module à leurs collègues et 96% seraient prêts à suivre d’autres formations e-learning. Plus de 9 personnes sur 10 pensent que la modalité du e-learning est bien adaptée.
Selon les participants : cette formation permet de former « un petit groupe avec un accompagnant disponible qui répond aux questions en direct ». Cette formation « répond et apporte une méthodologie facile à mettre en œuvre ».
« Le e-learning permet de suivre la formation quand on le souhaite. Pas d'horaires à respecter, on peut s'interrompre, et il n’est pas nécessaire de se déplacer sur un autre site. »
Pour les médecins, beaucoup d’entre eux soulignent le fait que l’e-learning « permet de choisir le moment de réalisation de la formation » « évite la perte de temps inutile en trajet » c’est « une formation très conviviale avec une excellente mise en situation » et « adaptée à la pratique ».
9 médecins sur 10 seraient prêts à suivre d’autres formations e-learning.
Les points forts de la formation mis en avant sont « les cas concrets, la clarté des explications, l’accessibilité », la formation est « claire, simple et synthétique ».

Marlène PABA: Et en termes de résultat, qu’en est-il ?

Mme TREINS : Il est important en termes de résultat de souligner que nous avons reçu la semaine dernière une analyse approfondie accompagnée du plan d’actions faite par un cadre des urgences… il a réalisé cette analyse au sein de son équipe sans faire appel à nous préalablement. Les cadres sont à présent autonomes.
Le résultat est donc là ! Ils s’approprient et utilisent l’outil. Nous sommes très satisfaites.
Sandrine FROBERT : Et pour la suite, qu’envisagez-vous ?

Mme TREINS : Ces formations ont suscité un fort engouement en interne. Nous souhaitons renouveler cette action de formation. La direction des soins souhaite que les membres de la commission des soins infirmiers soient formés.

Nous pensons également former les médecins médiateurs de la CRUQPEC en 2015.

Lien vers le site de l’établissement :
http://www.chr-metz-thionville.fr/

Propos recueillis le 29 septembre 2014 par Marlène PABA et Sandrine FROBERT - Pôle Services Sham
Octobre 2014

Voir aussi : Analyse de risques à Metz-Thionville par une méthode innovante, l’AMDEA