Cartographie des risques par approche processus au CH de l’Ouest Vosgien

Chantal SIMON, Responsable Assurance Qualité / Gestion Des Risques au Centre Hospitalier de l’Ouest Vosgien – site de NEUFCHATEAU

« Une démarche de cartographie des risques menée avec succès suite à une formation inter Sham »

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Portail Prévention : Dans quel contexte avez-vous suivi la formation à la Cartographie des risques ? Quelle était la situation de l’hôpital d’un point de vue cartographie ?

Chantal SIMON : Lors de notre visite de certification, les experts visiteurs se sont particulièrement attachés à la cartographie des risques. Il nous a été reproché de ne pas avoir élaboré de cartographie tenant compte de nos activités à risques.
Nous avions mis en place une cartographie globale, par famille de risques, mais qui restait incomplète et peu personnalisée.
Ne sachant pas comment répondre à cette attente, j’ai assisté à deux journées de formation inter établissements dispensée par Sham sur l’approche processus et la cartographie des risques.

J’ai été très satisfaite de ces journées, elles m’ont permis de mettre en œuvre rapidement et efficacement une organisation dans mon établissement.

Portail Prévention : Comment avez-vous déployé la démarche : combien de processus avez-vous identifié ? Quelle a été la participation des équipes, avec quel dynamisme et combien de personnes avez-vous formé en interne ?

Chantal SIMON : Pour commencer, une phase de préparation d’environ 2 mois a consisté en :
- Une analyse, compréhension et appropriation de la démarche, autotest
- L’identification de 3 processus à risque à analyser en priorité (1. Prise En Charge médicamenteuse, 2. Description des processus du laboratoire d’analyses médicales, 3. Processus interventionnelle de la phase per opératoire)
- L’élaboration d’un diaporama explicatif à l’intention des équipes

La phase de déploiement a suivi immédiatement avec la constitution de 3 groupes de travail pluridisciplinaires, et un planning réparti sur une année. Pour chaque processus, la démarche a été présentée aux groupes, cela a représenté 3 réunions plénières.
Je les ai ensuite accompagnés lors de toutes les réunions consacrées aux travaux dont le nombre et la durée variaient en fonction des processus étudiés. Elles ont été menées en 2 étapes :
- Description des processus
- Identification des risques associés et des moyens de maitrise de ces risques

La cartographie de la Prise En Charge Médicamenteuse s’est déroulée de juin à octobre 2012 (3 mois tenant compte des vacances), avec un groupe de 26 personnes et 12 réunions ciblées.
Au laboratoire de biologie, la cartographie des processus a été une aide précieuse puisque le manuel qualité a été construit à partir des processus et sous processus décrits. Par ailleurs, la mise en place du Système de Management de la Qualité a ainsi pu prendre toute sa dimension. Nous avons eu la participation de 20 personnes et 2 réunions ciblées de 3 heures chacune. Cette phase s’est déroulée de Juillet à octobre 2012.
Au bloc opératoire, la démarche est en cours, 13 personnes participent au projet, nous avons mené 6 réunions ciblées de 2h30 chacune de janvier à mars 2013 pour la description du processus per-opératoire. La phase de description des risques débute actuellement.

Portail Prévention : Combien de temps avez-vous consacré au projet et avez-vous rencontré des difficultés particulières ?

Chantal SIMON : J’ai accompagné ces 3 groupes et participé à l’ensemble des réunions. Ce travail représente environ 60h de travail en groupe et 40h de travail individuel pour ce qui me concerne. C’est une démarche chronophage mais qui en vaut la peine.
Les groupes étaient vraiment pluridisciplinaires et bien répartis, au total, ce sont 59 personnes qui ont participé au projet avec une grande motivation, la présence des praticiens a été a été remarquée même si la répartition a été hétérogène selon les processus.
Les participants ont apprécié les bénéfices de la démarche qui leur permet désormais de mieux mettre en valeur les dysfonctionnements et d’apporter des éléments factuels aux problèmes rencontrés. La cartographie est devenue un véritable outil de management.
Pour tout cela, je n’ai pas rencontré de problème particulier.

Portail Prévention : Ce travail a-t-il permis aux équipes de mieux appréhender la démarche d’identification des risques et de hiérarchisation de ces derniers ? Est-ce un levier pour vous ?

Chantal SIMON: Oui bien entendu, « Mettre des mots, exprimer ce que je n’arrivais pas à dire », c’est ce que m’a permis cette formation, j’ai compris ce qu’était la cartographie des risques par approche processus, l’avantage et l’importance d’aborder cette démarche par activités à risques. J’ai pu transmettre tout cela avec plus de facilité aux groupes de travail qui à leur tour se la sont appropriée. Par exemple, l’un d’eux a appliqué la méthode pour décrire la prise en charge du patient entre les consultations externes et le service d’imagerie afin de présenter aux instances un document de pilotage construit et complet afin d’aider à la prise de décisions qui pourraient s’imposer.

C’est une victoire pour nous car en 12 mois, nous aurons identifié 3 processus, compris l’intérêt de mener cette démarche par activités à risques. Elle nous permet une meilleure maîtrise des circuits et des risques associés.

Portail Prévention : Quelles sont les prochaines étapes ?

Chantal SIMON : Même si cette démarche est chronophage, nous sommes prêts à la poursuivre, elle a donné un véritable dynamisme à notre gestion des risques.
Nous avons pour projet imminent d’identifier le processus de prise en charge du patient en imagerie médicale. Cela fera l’objet d’un sujet de mémoire pour notre stagiaire qualité en mastère 2. Je vais l’accompagner dans l’initialisation de la démarche afin qu’elle puisse mener le projet en toute autonomie.
Nous allons également identifier des indicateurs pour suivre l’efficacité et l’efficience des actions mises en place.

Propos recueillis par Béatrice Perron pour le Portail Prévention.

Mise en ligne juillet 2013