Analyse de risques à Metz-Thionville par une méthode innovante, l’AMDEA

En complément de sa gestion des risques a posteriori, le CHR de Metz-Thionville a développé et mis en œuvre sa propre méthode d’analyse de risques a priori, l’Analyse des modes de défaillances, de leurs effets et de leur acceptabilité (AMDEA). Celle-ci, inspirée en grande partie de l’AMDEC, a permis de montrer que ces travaux peuvent aboutir à des résultats très concrets pour les équipes. La mission de formation et d’accompagnement à la cartographie des risques selon la méthode AMDEA a été confiée au Pôle Services de Sham. Mme Cécile COSSON, consultante en management des risques et ancienne cadre de santé a accompagné six groupes pluridisciplinaires dans l’application de la méthode messine entre janvier et mai 2014. Interview de Mme TREINS, Directeur des Affaires Générales, Juridiques et de la Qualité et de Mme le Dr BAUDIN, coordonnateur de la gestion des risques associés aux soins concernant cette mission.

     

David Fritsch : Quelles étaient vos attentes au départ de ce travail sur l’analyse de risques a priori.

Le challenge pour notre établissement, fin 2012, était avant tout de mieux impliquer les professionnels, en particulier médicaux, dans nos démarches de gestion des risques et de disposer d’outils utiles et simples

La stratégie de départ a alors été définie au niveau de la direction qualité en concertation avec la Direction des soins et la CME.

Cette coordination initiale a été primordiale pour déployer notre programme dans une logique gagnant – gagnant. Sans implication managériale, nous savions que le dispositif ne fonctionnerait pas. Notre travail a ensuite consisté à rendre nos outils plus accessibles, plus visuels, à la fois pour le top management et pour les équipes. Cette étape a été menée dans la continuité de la mise en œuvre du système de signalement des événements indésirables pour lequel la culture était déjà bien en place. Tout ce que nous avons déployé dans le domaine de la gestion des risques a pour but, essentiellement, de faire évoluer les pratiques contribuant à la sécurité du patient.

David Fritsch : Par rapport à la stratégie, pour impliquer les équipes, qu’est-ce qui a fait la différence ?

Pour améliorer nos chances d’aboutir à la mise en place d’une nouvelle méthode, l’idée a été de se faire accompagner au niveau des groupes par quelqu’un d’extérieur. C’est pour cela que nous avons fait appel à Sham dont nous avions eu de bons retours par rapport à d’autres établissements de santé, notamment le CHRU de Brest. Disposer d’outils opérationnels était pour nous la bonne solution pour atteindre nos objectifs.

Et maintenant que les résultats sont là, dans l’établissement on ne parle plus désormais de la méthode AMDEA mais on parle de la « méthode Sham ». Le fait de faire intervenir Sham, l’assureur, a été un vrai levier pour les médecins, donnant ainsi du poids et de la crédibilité à la démarche.

David Fritsch : Quelques mots sur l’accompagnement à la méthode AMDEA ?

En a parte, on peut préciser que notre méthode AMDEA, améliorée Sham, a été remarquée par les experts visiteurs de la HAS lors de leur passage. Nous l’avons déployée sur 6 groupes correspondant à des prises en charge complexes : le bloc opératoire, les salles de naissance, le transport du patient, la chimiothérapie en ambulatoire, la réanimation et les urgences. Une particularité de notre établissement, rendant la tâche encore plus complexe, est que nous travaillons sur plusieurs sites avec des pratiques différentes entre Metz et Thionville. Les échanges ont d’ailleurs été assez compliqués lors de la première séance de travail où chacun venait expliquer sa façon de travailler. Ce premier temps, qu’on peut qualifier d’apprivoisement, était également nécessaire pour tester le consultant Sham, tester sa connaissance du secteur hospitalier et instaurer un climat de confiance indispensable au groupe pour avancer. Si nous avions eu recours à un intervenant ne connaissant pas l’hôpital, tout aurait pu s’arrêter là. Cela n’a pas été le cas avec Mme COSSON qui a su gagner la confiance de l’ensemble des participants, y compris de nos médecins qui ont d’ailleurs pris goût à cette façon de travailler sur leurs risques et qui ont fait l’effort de s’impliquer, y compris lors des réunions de travail intermédiaires, jusqu’à la restitution finale.

Les groupes de travail ont toujours été pluridisciplinaires, pilotés par un cadre de pôle et un membre de la cellule qualité/risques, et associant médecins, pharmaciens, préparateurs, infirmiers, sages-femmes, secrétaires, brancardiers selon les thèmes.

service qualité risques du CHR Metz Thionville1
 
Restitution AMDEA C Baudin C Treins Dr Khalife PCME

Equipe Qualité/Risques du CHR Metz-Thionville

 

Restitution institutionnelle en amphithéâtre accompagnée par le Dr Khalife, président de la CME

David Fritsch : Au terme de vos travaux, quels éléments significatifs pouvez-vous nous citer à titre d’illustration ?

Concernant les résultats, ce que nous avons apprécié par cet accompagnement, c’est l’apport d’une expertise et d’outils automatisés plus simples que ceux que nous avions envisagé au départ. L’extraction sous Excel de risques hiérarchisés et priorisés est une valeur ajoutée. C’est dans la retranscription de nos risques que nous avons eu des difficultés. Le brainstorming sur nos facteurs de réussite a été simple et facilitant pour identifier les risques potentiels. Nous avons dû être vigilants pour la reformulation des risques les plus importants.

L’utilisation d’échelles d’effort a également été très utile aux professionnels impliqués dans ces groupes pour bâtir les plans d’actions. 3 niveaux nous ont été proposés : E1 = Effort faible / pilotage interne possible (ex. : harmonisation des procédures), E2 = Effort moyen / pilotage transversal nécessaire (ex. : Identitovigilance, organisation secrétariat) et E3 = Effort important / arbitrage institutionnel /pilotage institutionnel (ex. : Brancardage, informatisation Dpa).

Pour les urgences, dans le cadre d’un projet de restructuration, l’analyse de risques a priori a servi d’argumentaire.

Les décisions de niveau E3 sont plus complexes mais s’avèrent indispensables pour pérenniser la démarche institutionnelle vers la Direction et la CME.

L’ensemble de ce travail a été valorisé dans le cadre des EPP et du tableau de bord. Ce qui de fait permet d’inciter les équipes à faire une réévaluation à un an et de réfléchir sur l’évolution en terme de priorités.

Sur les aspects de communication, les pilotes de processus ont beaucoup communiqué sur la démarche, lors des réunions de services, réunions de pôles et conseils de blocs, insistant sur les progrès obtenus.

Au niveau du journal interne, un article a également été diffusé et rendu accessible sur notre intranet.

Lors de la rencontre du comité EPP avec les experts visiteurs HAS, l’AMDEA du bloc opératoire a servi à illustrer nos EPP.

David Fritsch : Nous vous remercions pour ce retour d’expérience. Rappelons que cette démarche menée sur une période de 5 mois a mobilisé 56 personnes, a permis d’identifier 569 risques (dont 18% sont à améliorer) et que 123 actions ont été listées dans le plan d’actions final.

Pour en savoir plus : La méthode AMDEA en sept étapes

Inspirée de l’AMDEC et basée sur une approche processus, l’analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur acceptabilité repose sur 7 étapes intégrées dans une dynamique d’amélioration.

1) Identifier le processus et en décrire les étapes
2) Identifier les défaillances
3) Evaluer les situations à risques
4) Réaliser la cartographie initiale des risques
5) Définir les préconisations et les plans d’actions
6) Réaliser les actions
7) Réaliser la cartographie résiduelle après mise en place des actions

Les outils utilisés pour la mise en œuvre de l’AMDEA ont été développés à partir de ceux classiquement utilisés par la méthode CartoRisk®. Les tableaux ainsi adaptés ont permis une visualisation graphique des risques, priorisés par code couleur selon leur indice de gravité, leur niveau de maîtrise et leur acceptabilité. L’échelle d’effort à 3 niveaux contribue à pondérer et organiser la définition du plan d’actions.

tableau_carto

Lien vers le site de l’établissement :
http://www.chr-metz-thionville.fr/

Propos recueillis le 29 septembre 2014 par David FRITSCH et Cécile COSSON - Pôle Services Sham
Octobre 2014

Voir aussi :
Formation elearning sur l’analyse des évènements indésirables au CHR de Metz