APHP – Retour d’expérience des formations sur la gestion des risques

Interview de Madame le Dr Marie-Laure PIBAROT, coordinatrice « risques / sécurité des patients » à la Direction de l’Organisation Médicale et des relations avec les Universités de l’AP-HP (Assistance Publique des Hôpitaux de Paris) et Madame LE GALLAIS, gestionnaire de risques, qui ont coordonné cette action de formation d’envergure en amont au niveau de l’APHP, et Madame Diane MARTINEZ, responsable du département de gestion des risques des HUPO (Hôpitaux Universitaires Paris Ouest), pour la mise en œuvre des actions au sein d’un Groupe Hospitalier (GH).

     

Sandrine FROBERT : Fin 2013, vous avez lancé une Consultation : « Prestations relatives aux formations à la gestion des risques associés aux soins et aux démarches de retour d’expérience ». Le 13/09/13, Sham a été retenue pour 3 lots :

  • Lot 1 : Stratégie GDR associés aux soins et retour d’expérience
  • Lot 2 : RMM et analyse systémique
  • Lot 3 : CREX et analyse systémique

Le format des formations était mixte (présentiel avec un module e-learning associé).

Bilan 2014 : 39 sessions ont été réalisées avec plus de 550 personnes formées. Le marché a été reconduit en 2015 et celui-ci est en cours de réalisation. Une quarantaine de sessions sont programmées.

Qu’est ce qui a motivé cette démarche ?

Dr Marie-Laure PIBAROT : Tout d’abord, je tiens à rappeler que depuis 2007, des formations d’une journée aux démarches de retour d’expérience (Revues de Morbi-Mortalité (RMM), Comités de retour d’expérience (REX) et analyses systémiques) ont permis à plus de 1.000 personnes d’acquérir les connaissances dans ce domaine : 50% de médecins, 41% de paramédicaux et 9% d’administratifs.

Une enquête a été menée, à la demande de la Commission Médicale d’Etablissement, auprès des services dits « à risque » (chirurgie, obstétrique, anesthésie, réanimation) auxquels ont été ajoutés les services d’oncologie, d’hématologie, de radiothérapie, d’urgences et SAMU-SMUR afin de connaître le niveau de développement des RMM dans ces services. En 2010, 63% des services « ciblés » faisaient des RMM. Les résultats étaient cependant variables d’un hôpital à l’autre et selon les spécialités. La réalisation d’un bilan annuel et l’évaluation des actions d’amélioration étaient des points à perfectionner.

L’AP-HP a souhaité renforcer ce dispositif afin de permettre aux Groupes Hospitaliers (GH) d’accompagner la mise en œuvre de la politique d’amélioration de la qualité / sécurité des soins et de la culture de sécurité, telle qu’elle est attendue dans le Programme National Sécurité du Patient, la Loi HPST et ses décrets d’application.

Il s’agissait, dans le cadre de ce marché, de poursuivre les formations aux retours d’expériences et d’ajouter la thématique Stratégie « Gestion des risques et retour d’expérience ».

Ces formations concernent tout particulièrement les niveaux coordination et opérationnel de gouvernance des risques identifiés dans chaque GH ; elles sont intentionnellement pluridisciplinaires, pour favoriser une réflexion d’équipe et permettre à chacun de mieux appréhender son rôle et ses responsabilités.

Nous avons travaillé en amont avec les consultants Sham, à la validation des supports utilisés pour la formation afin de garantir son adaptation à nos spécificités : des priorités institutionnelles, à décliner dans des groupes hospitaliers multisites, avec des activités MCO et SSR/SLD (1) notre politique de signalement des EIG (2).

Sandrine FROBERT : Madame MARTINEZ, quel a été le retour d’expérience de l’HUPO ? Comment a été perçu l’e-learning ?

Diane MARTINEZ : Pour rappel, les formations ont été construites en trois étapes :

  • Etape 1 : module e-learning avec test d’évaluation des connaissances,
  • Etape 2 : formation en présentiel
  • Etape 3 : mise en place d’un questionnaire pour mesurer l’impact de la formation.

En effet pour valider leur DPC (3), chaque participant devait remplir le test d’évaluation des connaissances en étape 1, assister à la formation présentielle et remplir le questionnaire d’impact en étape 3.

Ces formations sont inscrites dans la politique qualité et sécurité des soins avec comme objectif depuis plusieurs années l’analyse systématique des évènements indésirables et la mise en œuvre des Revues de Morbi-Mortalité dans tous les services.

Pour atteindre ces objectifs, cela passe nécessairement par la formation de référents et d’acteurs clés. Les référents RMM de chaque service, le référent qualité, gestion des risques médical et paramédical de pôle sont formés.

J’ai d’excellents retours : les participants ont apprécié l’apport théorique et pratique de la formation. Les échanges et l’enrichissement mutuel entre participants sont également des facteurs de succès. Les participants ont aussi été satisfaits du test de connaissances en étape 1 du e-learning.

Sandrine FROBERT : Après cette première année de formation, estimez-vous que les objectifs attendus ont été atteints et pourquoi ?

Diane MARTINEZ : Oui, au fur et à mesure les acteurs sont plus à l’aise : les comptes rendus RMM ou d’évènements indésirables sont plus structurés, plus précis, et sont toujours accompagnés d’un plan d’action, Ces analyses peuvent être présentés devant le comité de retour d’expérience du GH ou devant d’autres instances. Ils ont acquis une méthodologie et sont plus autonomes.

Le pôle qualité, gestion des risques et relations avec les usagers, n’a pas vocation à écrire toutes les analyses. Nous cherchons ainsi, à travers ses formations, à transmettre un savoir pour développer l’autonomie des équipes et à la fois un niveau de qualité dans l’analyse pour développer le retour d’expérience au niveau du groupe hospitalier.

Gäelle LE GALLAIS : au niveau de l’AP-HP, la demande de formation a été plébiscitée. Les agents perçoivent que ces formations sont une réelle valeur ajoutée. En effet, la demande cette année est ainsi plus avertie, plus réfléchie, suite aux retours positifs de l’année 2014. Aujourd’hui, les formations sont reconnues et bien intégrées dans la politique des établissements.

Dr Marie-Laure PIBAROT : L’expérience et la diversité de l’expertise des intervenants Sham (notamment sur les analyses a priori et a posteriori), à la fois dans le conseil et dans les formations, ont été la base d’échanges très constructifs et enrichissants pour promouvoir des démarches de gestion des risques.

En effet, vous avez pu répondre à la fois au cadre institutionnel de l’AP-HP et aux besoins spécifiques des établissements. Nous avons réellement apprécié la qualité de votre écoute.

Enfin, les modalités proposées ont également été appréciées : l’e-learning avec possibilité d’ajuster les quizz suite à notre demande, le présentiel interactif avec des cas cliniques, et l’évaluation à distance, tout ceci lié à la démarche DPC sur 2014.

Sandrine FROBERT : Si c’était à refaire, que conseilleriez-vous à ceux qui souhaitent former leur personnel sur ces thématiques ?

Gäelle LE GALLAIS : Ne pas hésiter à travailler sur les supports de formations conjointement avec les experts Sham afin d’échanger pour que les formations prennent en compte l’environnement de l’établissement.

Dr Marie-Laure PIBAROT : La double expertise de Sham, accompagnement et formation, doit se traduire lors de ces journées. La notion d’étape, avec la formation distancielle et présentielle, était intéressante. Il faut persévérer dans le e-learning à condition que celui-ci soit évolutif et adaptatif.

Diane MARTINEZ : Proposer une offre de formation régulière et systématique sur le sujet et ainsi disposer de plusieurs sessions par an. Il faut également mettre en place l’approfondissement grâce aux sessions perfectionnement.

Au sein de l’HUPO, sont formées entre 40 et 60 nouvelles personnes par an.

Lien vers le site de l’établissement : www.aphp.fr

Propos recueillis en juin 2015 pour le Portail Prévention Sham.

(1) Soins de Suite et Réadaptation (SSR) et Soins de Longue Durée (SLD)
(2) Evènements Indésirables Graves
(3) Développement Professionnel Continu

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