100% de réussite pour l’e-learning à l’institut Claudius Régaud

Assuré Sham, l’institut Claudius Régaud (ICR) est le Centre de lutte contre le cancer (CLCC) de Toulouse. Il fait partie du groupe UNICANCER, qui réunit les 20 centres français et leur fédération. Depuis sa création en 1923, l’ICR regroupe médecins, chercheurs, personnels soignant et administratif spécialisés en cancérologie, soit 800 personnes pour une capacité d’accueil de plus de 150 lits.

Il regroupe toutes les disciplines cancérologiques pour détecter, traiter et suivre la maladie : chirurgie, médecine, radiothérapie et curiethérapie, médecine nucléaire, imagerie interventionnelle, biologie et anatomopathologie.

L’institut a sollicité Sham pour réaliser une formation e-learning sur le thème de l’analyse des causes profondes des évènements indésirables, module théorique et cas pratiques. Cette formation a pour objectif de connaître les différents types d’évènements indésirables liés aux soins, d’être capable de produire une analyse structurée et de mettre en place des programmes d'actions pour éviter les récidives. Par exemple lors de gestion d’accidents, ou de déclarations d’événements significatifs de radioprotection.

Cathy Roca, responsable formation et David Verger, responsable qualité nous font part de leur retour d’expérience.

Pourquoi avoir choisi de former vos agents par le biais du e-learning ?

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Cathy Roca : Initialement, la demande a émané du service qualité dont la problématique était de former rapidement tous les agents, membres du CREX (1) (comité médicament, radiothérapie, animateur RMM (2), correspondant qualité sécurité, environnement..) ayant une mission au sein du service qualité.

Le choix du e-learning s’est ainsi imposé de lui-même. Ce mode de formation était pour nous une solution pratique et très rentable car nous avons réussi à former en un minimum de temps l’ensemble des personnes concernées.

David Verger : L'objectif de cette formation était de former un grand nombre de personnes dans un temps limité et de pouvoir disposer de personnels compétents à l’analyse des causes profondes. Ceci a un double avantage : permettre à ces experts de croiser leur expérience et découvrir de nouveaux risques mais également de pouvoir disposer « d’une force de frappe » lorsque la cellule qualité n’a pas la possibilité en termes de temps pour développer une analyse de causes profondes. Ainsi, tous les événements concernés peuvent désormais bénéficier d’une analyse de causes profondes. Enfin, la méthode ALARM est celle choisie institutionnellement pour toutes les analyses de causes.

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Vous avez obtenu un taux de participation de 100%, comment expliquez-vous ce succès ?

Cathy Roca : David Verger et moi-même, avons joué un véritable rôle de référents dans l’organisation de cette formation. Pour commencer, nous avions établi un planning de session de formation sur lequel chaque agent pouvait s’inscrire sur une plage horaire de son choix pour venir se former dans une salle informatisée dédiée. (1 heure de session pour chaque module). Il y eut 15 sessions chacune composée de 2 à 8 personnes

David Verger : Lors de chaque session, Cathy Roca ou moi-même étions présents dans la salle afin de guider et répondre aux questions des apprenants. Réunir les personnes dans un même lieu de formation a permis de susciter des questions au sein du groupe et de s’enrichir mutuellement.

Pour inciter les inscriptions sur le planning, nous n’avons transmis aucun identifiant et mot de passe aux apprenants et avons largement communiqué auprès des personnes en les relançant chaque semaine.

Afin que les derniers apprenants n’ayant pas pu assister aux sessions puissent se former, nous leur avons communiqué les codes d’accès pour qu’ils réalisent les deux modules depuis leur bureau, voire à leur domicile du fait de leur emploi du temps.

Cathy Roca : Il était très important pour nous d’avoir un taux de participation maximal afin que l’ensemble de nos agents aient le même niveau d’information pour répondre au mieux aux missions qui leur sont confiées. De plus, il était nécessaire que l’ensemble des agents se connecte pour obtenir un remboursement de la formation par notre OPCA (organisme paritaire collecteur agréé).

Avez-vous eu des retours positifs de vos agents ?

David Verger : Oui, nous avons eu très peu de réfractaires, la formation e-learning a été très bien accueillie en interne. Pour la plus grande majorité des personnes, c’était la première fois qu’ils suivaient un module e-learning. Le questionnaire de satisfaction rempli par nos apprenants en fin de formation a montré que plus de 87% des agents ont trouvé la formation claire, précise et très bien adaptée à leurs attentes. Les cas pratiques illustraient vraiment leurs préoccupations quotidiennes sur le terrain. Pour les prochaines formations, ils apprécieraient de pouvoir garder une fiche de synthèse de la formation.

Pour conclure cette interview, quels conseils donneriez-vous à un autre établissement qui souhaite se lancer dans une formation e-learning ?

Cathy Roca : C’était la première fois que nous faisions une formation e-learning avec Sham, nous avons été satisfaits de la prestation et des résultats obtenus. Pour encourager et motiver les apprenants à suivre une formation e-learning, mon conseil est d’organiser des groupes de travail. Cela garantit un taux de réussite important mais favorise aussi considérablement les échanges et n’isole pas les apprenants.

Le suivi régulier de Sham a également été appréciable. Depuis notre formation, nous avons appris que Sham a fait évoluer sa plateforme de formation en créant une interface spécifique dédiée aux référents pour permettre un suivi précis en temps réel de l’activité et du taux de connexion des apprenants. Pour moi c’est un véritable atout supplémentaire pour accompagner au plus près chaque agent dans sa démarche de formation.

Aujourd’hui, je peux dire sans hésitation que je renouvèlerai l’expérience e-learning avec Sham pour de futures formations dans notre établissement !

David Verger : Le e-learning permet une grande souplesse. Cette formule s’insère très bien dans les emplois du temps des professionnels. Comme c’est une connexion individuelle, le e-learning a également la particularité d’inciter les personnels à la formation. Il n’y a eu aucune réticence. En revanche, il est très important comme l’a fait Cathy ROCA, de relancer et pouvoir suivre le taux d’avancement des formations. Le support papier durant la formation est un manque à combler. Il permet en effet une prise de notes plus efficace, et surtout, de pouvoir capitaliser au fil du temps sur la formation reçue. Maintenant notre objectif est de mobiliser les nouvelles compétences de nos agents dès que possible.

Propos recueillis par Emilie Allegranti et Marlène Paba-Bergeron pour le Portail Prévention.

(1)CREX : Comité de Retour d’Expériences
(2)RMM : Revue de Morbidité Mortalité

Janvier 2013

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