Archivage électronique de documents numérisés

L’établissement de santé qui numérise un document en vue de son archivage électronique peut être tenté de détruire systématiquement l’original papier en vue d’un gain de place évident dans ses archives. Mais peut-il le faire sans risque juridique ?

Les établissements de santé gèrent un volume important de documents au format papier (dossiers des patients, dossiers des agents, documents administratifs divers…). L’archivage de ces documents peut s’avérer problématique en termes de place.

A ce titre, l’informatisation des données constitue la solution pour l’avenir. Ainsi, de plus en plus d’établissements acquièrent des logiciels en vue d’informatiser leurs données et passer ainsi progressivement à une « gestion sans papier ». Les données générées au format numérique, dites « nées numériques », sont ainsi crées, consultées et archivées informatiquement au moyen du système informatique de l’établissement.

Si ces données « nées numériques » ne posent pas de difficulté, il en va différemment des données « devenues numériques » à partir d’un original papier qui a été scanné. En effet, si dans le premier cas, le document électronique a valeur d’original, dans le second cas, il a valeur de copie, l’original étant le document papier. Se pose alors la question de savoir si l’établissement qui scanne un document papier en vue de l’archiver électroniquement peut légalement détruire l’original papier.

La réponse à cette question dépend, en définitive, de la valeur du document au regard, d’une part, des obligations légales de l’établissement et, d’autre part, de l’intérêt probatoire du document. Si pour l’un ou l’autre de ces deux aspects, le document doit nécessairement être conservé dans sa version originale, alors la destruction du format papier ne peut s’envisager.

Les limites probatoires d’une copie numérique

Si la copie numérique présente l’avantage d’un gain de place évident et d’un accès facile via l’outil informatique, elle présente des limites sur le plan probatoire. En effet, à l’occasion d’un contentieux porté devant le juge, une copie n’est admise à titre de preuve qu’à la condition d’être « fidèle et durable » (article 1348 al 2 du code civil). Or, en pratique, le critère de fidélité qui implique que « la copie porte en elle les traces de toutes modifications ou altérations intervenues soit sur l’original avant sa reproduction soit sur la copie elle-même »(1) ne peut être garanti s’agissant d’un document papier numérisé.

Une signature, une date ou une donnée quelle qu’elle soit peut à l’évidence être modifiée avant l’opération de numérisation sans que cette falsification soit visible sur la version scannée. C’est pourquoi, si une partie adverse venait à contester l’intégrité de la copie numérique, l’établissement se verrait dans l’obligation de produire l’original papier pour démontrer l’absence de falsification.

Destruction ou conservation de l’original ? Critères de décision…

La Direction des archives de France préconise de conserver les originaux papiers des documents à « fortes incidences juridiques » :

« Avant d’envisager la destruction des documents papier, l’administration doit réaliser une analyse juridique pour déterminer notamment ses besoins en matière de preuve, les risques de contentieux qu’elle supporte et la manière dont les copies qu’elle réalisera ou qu’elle a déjà réalisées conserveront une valeur probante suffisante. Vous attirerez particulièrement son attention sur l’intérêt qu’elle peut avoir à conserver sous forme papier, les documents à forte valeur probante, notamment les décisions qu’elle a prises et les contrats qu’elle a passés.» (Instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005 sur les modalités de délivrance du visa d’élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique). http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/890

Très récemment, un vade-mecum a également été publié : Vade-mecum du service interministériel des Archives de France « Autoriser la destruction de documents sur support papier après leur numérisation : quels critères de décision ? » – mars 2014 http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7429 .

S’agissant des dossiers des patients, il est fortement recommandé de conserver leur version originale au format papier durant la durée légale quand bien même ces derniers seraient numérisés.

En effet, en application de l’article R1112-7 du code de la santé publique, tout établissement de santé est tenu de conserver les dossiers des patients durant 20 ans à compter de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation externe (en cas de décès du patient : 10 ans à compter du décès / pour les patients mineurs : pas de destruction avant le 28ème anniversaire). Le directeur est ainsi garant de la garde et de la confidentialité des données conservées. Toute perte, altération ou destruction des documents placés sous la garde de l’établissement est susceptible d’entraîner la mise en jeu de sa responsabilité.

A ce titre, la conservation de la seule version numérisée, n’ayant valeur que de copie, au détriment des originaux au format papier peut s’avérer insatisfaisante.

En outre, le dossier du patient demeure l’élément essentiel d’une bonne défense des intérêts de l’établissement dans l’hypothèse d’un contentieux initié par un patient mettant en cause la qualité et la sécurité de sa prise en charge. Il s’agit d’un élément de preuve en cas de recherche de responsabilité devant donc être conservé dans des conditions permettant d’assurer sa pérennité et sa force probante en justice.

En tout état de cause, aucune destruction ne pourra, le cas échéant, intervenir sans le visa de l’administration des archives.

A toutes fins utiles, le bureau de la gestion de la sélection et de la collecte du service interministériel des Archives de France peut être interrogé sur l’application de ces règles aux cas particuliers rencontrés : bgsc.sdpitatn@culture.gouv.fr

Marianne HUDRY
Juriste Sham
Août 2014

Note de bas de page :
(1) Définition tirée des débats parlementaires qui ont donné lieu à l’introduction de l’article 1348 dans le code (loi du 12 juillet 1980).

Voir aussi :
Formation : Gestion du dossier patient : tenue, archivage et communication
Délai d'archivage des dossiers patient
Délai d'archivage des dossiers medicaux lors d'hospitalisations successives

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